Projekte sind Vorhaben, die einzigartig sind, deren Erfolg
ungewiss ist, die Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen benötigen und über
eine vorgegebene Laufzeit verfügen. Projekte können voneinander durch
Projektdauer, Projektgröße, Projektart und Projekttyp unterschieden werden,
wobei die Projektdauer von wenigen Tagen bis zu mehreren Jahren variieren kann.
Oftmals werden Projekte durch verteilte Teams durchgeführt und erfordern
hierdurch ein besonderes Maß an Koordination. Diese steuernde Funktion wird in
der Regel durch einen Projektmanager verantwortet.
Der Begriff des Projektkoordinationssystems wird teilweise als
synonym zum Projektmanagementsystem oder Projektinformationssystem verwendet
[Krallmann et al. 2007]. Nach DIN 69901 wird der Begriff Projektinformationssystem
als „Gesamtheit der Einrichtung und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei
der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung
der Projektinformation“ definiert. Teilweise wird auch der Begriff
Computer Aided Project Management (CAPM) verwendet. [Intorsureanu et al. 2009] schreiben
hierzu: „The concept of Computer Aided Projekt Management aims to provide a
framework for comprehensive software support for the project management
processes, and one of the requirements of CAPM relies on the electronic support
for maintaining a consistet project management documentation (project plans,
reports and accompanying documents).“
Die Projektkoordination stellt einen ganzheitlichen Prozess dar,
der die Teilprozesse des Projektverlaufes abdeckt. Dieser Prozess startet mit
dem Projektauftrag, beinhaltet das Managen von Unregelmäßigkeiten im
Projektverlauf, während der gesamten Projektdauer und endet mit der Abnahme des
fertig abgeschlossenen Projekts. Das Projektkoordinationssystem besteht aus den
angewandten Managementinstrumenten als auch den unterstützenden technischen
Programmen [Wolf et al. 2006]. Softwarelösungen, die die Verwaltung und
Steuerung von Projekten unterstützen, verfügen in der Regel mindestens über die
von [Schindler et al. 1998] formulierten Anforderungen:
- Einsatz als
Steuerungsinstrument
- Erfüllen von
Planungsaufgaben
- Kontroll- und
Dokumentationssystem
- Aufbereitung von Berichten
Neben der Zeit- und Ressourcenplanung, ermöglichen es
Projektkoordinationssysteme, Meilensteine anzulegen, gemeinsame Kalender zu
verwalten und Zwischenergebnisse zu dokumentieren und abzulegen. Bestandteile
sind weiterhin die Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten,
Maßnahmenplänen, Kostenbudgetierungen, der Teamführung, operativen Umsetzungen
sowie der Ergebniskontrolle [Wolf et al. 2006]. Die Auswahl eines
Projektkoordinationssystems, im Sinne einer Softwarelösung, hängt dabei u.a. von
der Auswahl des Vorgehensmodells (bspw. agil oder sequenziell) ab, da dieses
den Rahmen für die Zusammenarbeit in einem Projekt bildet [Berzisa und Grabis
2011].
Literatur
Berzisa, S.; Grabis, J.:
Combining Project Requirements and Knowledge in Configuration of Project
Management Information Systems. Proceedings of the 12th International
Conference on Product Focused Software Development and Process Improvement.
Published by ACM 2011 Article.
Intorsureanu, J.;
Mihalca, R.; Uta, A., Andreescu, A.: A Design of an Integrated Document System
for Project Management. International Conference on Computer Systems and
Technologies. Published by ACM 2009 Article.
Krallmann, H.; Schönherr, M.; Trier, M.:
Systemanalyse in Unternehmen – Prozessorientierte Methoden der
Wirtschaftsinformatik. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag, 2007.
Schindler, M., Hilb, M., Fausch, M.: Trends und
Technologien im Rahmen der verteilten Projektabwicklung. Arbeitsbericht des
Kompetenzzentrums EKM der Universität St. Gallen, Bericht Nr.: HSG/MCM/CC
EKM/18, St. Gallen, 1998.
Wolf, M.; Mlekusch, R.; Hab, G.: Projektmanagement Live – Instrumente,
Verfahren und Kooperationen als Garanten des Projekterfolgs, 6. Aufl.,
Renningen: expert verlag, 2006.
Autor
Prof. Dr. Stefan Stieglitz, Professionelle Kommunikation in elektronischen Medien / Social Media, Universität Duisburg-Essen, Forsthausweg 2, 47057 Duisurg
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