Betriebswirtschaftlich-administrative Informationssysteme

Administrationssysteme als Teil der operativen Systeme tragen dazu bei, den laufenden Betrieb zu verwalten, das heißt die Funktionen und Prozesse so zu gestalten, dass Unternehmensziele erreicht werden (siehe unten). Im Gegensatz zu Dispositions-, Planungs- und Kontrollsystemen sollen nach Möglichkeit menschliche Disponenten und Führungskräfte keine Veränderungen einleiten. Daher eignen sich Administrationssysteme besonders dazu, (Teil-)Funktionen und Prozesse vollständig zu automatisieren.

Sie sind durch folgende weitere Merkmale, die oft in Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen stehen, gekennzeichnet:

1. Gegenstand sind meist Vorgänge, die in großer Zahl auftreten und besonders viele Daten benutzen („Massendatenverarbeitung“).
2. Die Systeme bilden häufig die früheren personellen Prozeduren nach, man will lediglich Rationalisierungseffekte erreichen. Freilich erlauben Informationssysteme zuweilen auch radikale Veränderungen der Funktionen und Prozesse. In solchen Fällen gestatten sie neue Geschäftsmodelle. Beispiele sind periodische, standardisierte Versteigerungen von genau beschreibbaren Massengütern (Textilrohstoffe, Strom) oder von Lieferanten verwaltete Lager ("Vendor Managed Inventory", VMI), soweit damit keine regelmäßigen menschlichen Dispositionen verbunden sind.
3. Im Gegensatz zu Dispositions-, Planungs- und Kontrollsystemen sind Administrationssysteme über Wirtschaftszweige/Branchen hinweg sehr ähnlich. Daher eignen sie sich dazu, an Dritte ausgelagert zu werden („Outsourcing“, „Offshoring“, „Cloud Computing“).
4. Wegen der Einheitlichkeit und auch deshalb, weil man durch überdurchschnittliche Gestaltung der Administrationssysteme nur geringe Wettbewerbsvorteile erringen kann, bietet sich der Einsatz von Standardsoftware an. Diese ist oft besonders ausgereift, weil im Laufe von Lernprozessen beim Software-Hersteller sehr viele Anregungen, auch der Kunden, zusammengetragen und umgesetzt werden, sodass sich beim Hersteller erhebliches Spezialwissen ansammelt.

Die meist angestrebten Ziele des Einsatzes von Administrationssystemen sind Kostensenkung, Rentabilitätssteigerung durch Reduktion der Kapitalbindung, Beschleunigung von Prozessen und Fehlerfreiheit bzw. Qualitätssteigerung durch umfangreiche Richtigkeits- und Plausibilitätsprüfungen.

Beispiele von Administrationssystemen, die man in vielen Wirtschaftszweigen und Branchen vorfindet, sind Auftragserfassung, -prüfung und -bestätigung, Lieferscheinschreibung, Fakturierung, Buchhaltung, v. a. Verwaltung von Debitoren und Kreditoren, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Kosten- und Leistungsrechnung.

Literatur

Becker, Jörg und Schütte, Reinhard: Handelsinformationssysteme, 2. Auflage. Frankfurt am Main 2004.

Mertens, Peter: Integrierte Informationsverarbeitung. Band 1: Operative Systeme in der Industrie. 18. Auflage. Wiesbaden : Gabler, 2012.

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